サービスレベルの向上、業務改革

VoIPでは、代表電話、ダイヤルイン、保留、転送など既存PBXが有していた機能の実現はもちろんのこと、アプリケーションとの連携で様々な使用用途が考えられ、可能性は無限に広がります。

(1)ロケーションフリー: IP電話は、場所にとらわれません。; 個人番号（ダイヤルイン）使用時は、使用する電話機(*1)を会議室や別拠点などVoIP利用可能な社内LANに接続すれば、同じ電話番号で電話を受けられます。; また、転送先は内線／外線ともに自由に選択できますので、あらかじめ転送先を自分の携帯番号（090・・・など）に設定しておけば外出先でも大切なお客さまからの電話を取り逃しません。（商談機会損失の回避）; その他、IP通信ができる拠点であればIP電話を導入することができるため、コールセンター業務など顧客窓口においても、全国で1か所にオペレータを集約して応対し、必要に応じて全国各拠点へ電話応答後の転送を行うなど、場所にとらわれることなくお客様へきめ細かな、かつ均一的なレベルのサービスを提供（顧客満足度の向上）できることなどもメリットとして挙げられます。; *1　特に、ソフトフォン（PC上のソフトで実現する電話機）や無線LAN電話機利用を想定。据置型IPフォンも可能。
(2)プレゼンス: IP電話同士の通話（内線）の場合、相手の電話使用状況（話中、不在など）や在席状況の予測結果表示(*2)により、電話を掛ける前に相手の状況がある程度把握できるため、効率的な通信手段の選択（時間を空けてから電話する/電子メールで用件を伝えるなど）が可能で、無駄な取り次ぎや伝言を軽減することができます。; *2　使用しているPCのスクリーンセーバーの起動状況や自席にIPカメラを設置し陰影により在籍を判定するなど機器／アプリケーションにより在席判定条件が異なります。; また、無線LAN電話機を利用する場合は、登録済みの無線LAN電話機を無線アクセスポイントで補足した際、ビルやフロア情報を社内サイト（閲覧権限は企業ポリシーによる）に表示することで位置情報の把握が可能です。; 更に「あるフロアで特定の無線LAN電話機を検出したらメールを受信する設定」をしておけば、『ある拠点への入館連絡の省略』や『課長が戻り次第承認印をもらう』などリアルタイムな位置情報の把握や対応も可能です。; もちろん、上記位置情報の把握は、社内無線アクセスポイント設置場所に限った情報となりますので、社外（顧客拠点、喫茶店、飲み屋など）の位置情報は把握できません。
ボイスメール: IP電話機により留守番電話機能を有しているものもありますが、VoIPサーバにて留守番電話として録音した音声データを電子メールに添付して指定のメールアドレスへ送信することもできます。（社内ポリシーにより通信ポートを制限している場合は、一部解除が必要な場合があります。）
電話会議: 三者通話やコミュニティーなどで同時複数通話が可能です。; 但し、エコー除去やダブルトーク対策がされている機種を慎重に選定しないと使用に耐えられません。
テレビ電話: 通話と共に画像も転送します。費用対効果を考慮した設備計画、帯域設計が必要です。
CRM( Customer Relationship Management): VoIPによって音声通信とデータ通信が融合することにより、音声情報をコンピューターで処理することが可能になります。; たとえば、顧客から電話を受けたとき、相手の電話番号をキーにデータベースサーバーから顧客情報や、その顧客との過去の応答履歴などを瞬時に表示させたり、録音した過去の通話内容を参照することができるようになり、顧客へのサービスレベルを向上させることができます。
ソフトフォンの利用: PCにソフトウェアをインストールして利用する電話機です。ハンドセットは、USBなどで接続します。ソフトフォンは、マウス操作で架電、受電、保留、転送などの各種機能を利用できます。; 特に電子電話帳をワンクリックするだけで架電できたり、あるメーカではwebブラウザの一部の改良（簡易なソフトウェアインストール）で、さまざまなホームページ上の電話番号と思われる数字の羅列を下線表示させ、その数字をクリックするだけで架電できるなど非常に使い勝手の良い電話機です。; また、電話機がPCに組み込まれているため、机上がすっきりするだけでなく、PCだけ持って移動すれば簡単に座席を変更できるフリーアドレス（座席自由）オフィスにも容易に対応可能です。
無線LAN: 同一無線LAN区間に無線LAN PCと無線LAN電話機との共存が可能です。; 特に無線LAN電話機は、同一筐体で、携帯電話としても無線LAN電話機としても使用できる機器がありますので、どこに居ても同じ1台の電話機にて使い分けが可能です。オフィスにいる時は内線通話料が無料の無線LAN電話機として、外出先では携帯電話として使用するケースが多く見受けられます。その場合、無線LAN電話機の使用を優先し、かつ無線LAN圏外の時に携帯電話番号へ自動転送するようにあらかじめ設定しておけば、場所の移動に際して、いちいち設定を変更することなく使い分けることが可能です。（携帯電話への転送を行いたくない場合は、代表電話への転送を設定するなど転送先は自由に設定できます。）; また、無線LANは、各端末ではなくアクセスポイントまでの配線となりますので、特に移転やフロアレイアウト変更が多い企業ではVoIPを導入しない場合も有効なソリューションのひとつです。; その他、前述のソフトフォンを無線LAN PC上に実装することで、フリーアドレス対応以外にも、会議室に無線LAN PCを持ち込んでの電話付きの即席戦略会議室の構築、共有ファイルをPC上で表示させてのペーパレス電話会議など多様な用途に利用できます。

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コスト削減

VoIPへの切り替えにより、一般的に高額とされているPBXの保守、維持管理費用から解放され、コストメリットが出せると言われております。

特に以下の点でのコストメリットが考えられます。

設備面でのコスト削減: 従来は、音声回線網とIPネットワーク網の２つを別々に用意・管理する必要がありましたが、音声のIP化によりこれらをIPネットワーク網に一元化する事ができ、構築をはじめ、修正、保守、維持管理コストを大幅に削減できます。; また、拠点間（例えば東京本社と大阪支社）をIPネットワークで接続した場合、従来の専用線接続にくらべ通信コストを大幅に削減できます。これは、物理的に離れた拠点間の距離が遠ければ遠いほど、あるいは拠点間でのトラフィックが多ければ多いほど、IPに統合するメリットは大きくなります。; VoIPによる内線電話網構築により、これらの拠点間の通話料を無料化できる点もコスト削減メリットのひとつです。
人材に関するコスト削減: VoIPでは、IP通信が可能な拠点ではどこでも同じ電話番号で電話を受けることができます。; 外線の固定電話や携帯電話への自動転送機能や留守番電話機能、ボイスメールなどを組み合わせて使用することで、これまで代表電話で受けた電話の転送、伝言、折り返し電話など第三者が対応していた間接的なコストが削減できます。; 前述のコールセンター業務においても、1か所にオペレータを集約することで、これまで全国各地の拠点に配置していた事務所費用（オペレータ／指導員人件費・訓練費などの管理費用、賃貸料・機器などの設備費用など）の削減と業務集約による効率的な人員配置（整理）につながります。; また、運用においても、音声とデータの設備を別々の運用部隊が維持管理を行っているケースが多くの企業で見受けられますが、VoIP導入を契機にそれら運用部隊も統合することで一元的に問題解決に当たっている企業も多いようです。一時的に一人当たりの業務範囲が増えますが、それぞれの業務を習得することで、近い将来一人当たりの負担は軽減され、人員再配置も見込まれます。; 運用をアウトソーシングしている場合などは、コスト削減効果は顕著に表れると思われます。